電子帳簿保存法の全面実施は2024年1月から！対応と課題についてまとめ

電子帳簿保存法は2024年1月から全面実施になります。同法は、国税関係の帳簿や書類を「電子データで保存することを認める」法律です。2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存やスキャナ保存の要件が「緩和」されましたが、今回は電子取引の

データ保存が「義務化」されました。　

注:2年間の宥恕措置期間を経て2024年1月1日から全面実施

この記事では、小売業における電子帳簿保存法への対応と課題についてまとめます。

電子取引のデータ保存とは

電子取引とは、伝票(請求書や領収書などの書類)を紙ではなく電子データで受領した取引を指します。ネットで購入した商品の領収書をメールで受け取った場合や、自社の商品をオンラインで販売した際に発行した請求書をメールで送付した場合などが該当します。これらの取引情報は、電子データのまま保存することが義務となります。

電子取引のデータ保存には、以下のような要件があり、単純にパソコン内に残しておけば良いというものではありません。第三者が確認しやすい状態であることが求められます。この点について簡潔に書かれていますが、意外とハードルの高いポイントになると思います。

システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアルなど）を備え付けること
データを確認できる装置（ディスプレイやアプリなど）を備え付けること
取引年月日、金額、取引先などで検索できる機能を確保すること
データの真実性を担保する措置（タイムスタンプの付与や訂正・削除の記録・禁止など）を行うこと

小売業における対応

現代においては多くの取引先や消費者と電子取引を行っている可能性が高いです。そのため、小売業においても電子帳簿保存法への対応は欠かせません。しかし、前述の要件を満たすシステムやソフトを導入することは大きなコストや手間がかかります。システムなしで規程やルールの変更などの運用のみで対応することも大変です。そこで、小売業における対応方法としては、以下のような選択肢が考えられます。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスやソフトを利用する
電子帳簿保存法に対応した会計事務所や税理士に依頼する
電子取引を行わないようにする

クラウドサービスやソフトを選択する場合は、データの作成､保存､検索などが網羅されていることを確認してください。また、タイムスタンプ機能や訂正・削除記録機能なども備えていることが好ましいです。

会計事務所や税理士に依頼する場合も確認が必要です。電子帳簿保存法に精通していることはもちろんですが、データのやりとりや保存方法などについても事前に確認が必要です。会計事務所や税理士がみな情報処理に強いとは限りません。そこを怠り契約をすると運用で不都合が生じたり、セキュリティ面でのリスクになりかねません。

電子取引を行わないようにするという選択肢は、取引先や消費者に紙の書類を発行・受領することを求めることになり､これは時代に逆行することであり、取引の効率性や顧客満足度の低下などのデメリットがあります。電子取引を完全に避けることは現実的ではないでしょう。

小売業における課題

小売業は、B to Cという業種的に電子帳簿保存法への対応にあたって、以下のような課題が存在しています。

顧客が多い、仕入れ先が多いなどの要因で、電子取引のデータ量が多く、保存や管理が大変である
取引先によって電子取引のデータ形式や内容が多様であり、統一的な保存方法が見つからない
電子取引のデータを受信•送信する際に、タイムスタンプや真実性の担保ができているか確認するのが煩雑である
対応したシステムの導入や運用にコストや時間がかかる
システムやソフトの更新やメンテナンスが追いつかない、人員がいない
電子取引のデータを保存するシステムやソフトの操作方法やルールが社内で共有されていない、できない

これらの課題を解決するためには、以下のような対策が考えられます。

必要最低限の書類だけを電子化し、電子取引のデータ量を減らす
取引先と事前に合意し、電子取引のデータ形式や内容を統一する
電子取引のデータの送信•受信の際に、タイムスタンプ整合性などを自動的にチェックする機能を持ったシステム•サービスを利用する
対応したクラウドサービスや会計事務所・税理士など外部のサポートを活用し、システムやソフトの導入や運用にコストや時間がかからないようにする
セキュリティ対策やバックアップを強化できるよう、信頼できるサービスやシステムを選択する
システムやソフトの操作方法やルールをマニュアル化し、社内で共有する

まとめ

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。2022年1月1日から施行(2024年1月1日から全面実施)された改正電子帳簿保存法では、「電子取引のデータ保存が義務化」されました。小売業は、業種的特性から多くの取引先や消費者と電子取引を行っていることが多いため、電子帳簿保存法への対応が必要です。しかし、すべての要件を満たすシステムやソフトを導入することは大きなコストが必要ですし、自社で規程やルールを定めて運用することも大変です。そこで、小売業における対応方法としては、クラウドサービスやソフトを利用する、会計事務所や税理士に依頼する、電子取引を行わないようにする、などの対応が考えられます。また、小売業における課題としては、電子取引のデータ量や形式・内容の多様性、データの真実性やセキュリティ対策、データの更新・メンテナンス・管理などが挙げられます。これらの課題を解決するためには、外部のサービスやシステムを活用すること、マニュアルの作成、研修の実施などの対策をする必要があります。電子帳簿保存法への対応は、小売業にとっては大きな負担となりますが、確実な対応と仕組みを確立することで、社内のデジタル化が進み、経営効率の向上につなげられる可能性もあります。

最後まで読んでいただきありがとうございました。